リマインドの意味とは？正しい使い方と、メール例文4つを紹介

リマインドの意味とは？正しい使い方と、メール例文4つを紹介します

こんにちは。

 

大阪で、行列の出来るラーメン店「人類みな麺類」など、6つのラーメンブランドを運営している松村貴大（@jinrui_mina_men）と申します。

 

ビジネスの世界では「リマインド」という言葉が頻繁に使われます。

 

これは英語の「remind」をカタカナ読みした言葉ですが、ここでは

 

  • 正しい意味
  • 使い方
  • リマインドメールの書き方

 

など、まとめて解説していきます。

 

 

この記事の目次

 

 

社内外問わず、「できる人」は自然とリマインドを行っていますね。


 

 

 

 

リマインドとは？意味と語源を分かりやすく解説します

リマインドは、英語の「remind」を語源としたビジネス用語。

 

英語の「remind」には

 

  • 思い出させる
  • 思い起こさせる
  • 気づかせる
  • 思い出させるように言う

 

などの意味がありますが、日本で使われる時には【再確認】【念押しの確認】という意味合いで使われます。

 

 

「通知」を意味する「notice」とは異なり、相手に「（自発的に）思い出させる」ようなニュアンスを含みます。


 

 

 

 

「リマインド」の使い方・シーンを紹介！

では「リマインド」は実際にどのように行われるのか？

 

リマインドはあくまでも「気づかせるための行為」であるため、

 

  • メール
  • LINEやSNS
  • 電話
  • FAX（ほとんど無いと思いますが…）

 

など、その方法は何でも構いません。

 

 

リマインドメール

リマインドメールは、文字通り「再確認メール」のことでありビジネスシーンで使われるのが一般的。

 

使われるシチュエーションとしては、

 

  • 「飲み会」の出欠確認の数日前
  • 会議の数日前
  • 資料の提出期日が迫っている時
  • 重要なアポイントの数日前

 

などに『忘れないようにお願いします』という意味で送ります（または、受け取ります）。

 

リマインドメールの例文は、後ほど リマインドメール【4つの例文】 で紹介しています。

 

 

 

LINEやTiwtterでのリマインド

プライベートでも、LINEやTwitterを使って何気なくリマインドしている方は多いでしょう。

 

たとえば私はビジネスでTwitterを使っていますが、以下もリマインドです。

 

 

 

そのほかにも、『明日は13時に駅前に集合だね！よろしくね！』という何気ない一文でも、それはリマインド。

 

ビジネス用語として使われていますが、このように日常の中でもリマインドは飛び交っています。

 

 

 

リマインドコール（電話）

リマインドコールでは、「電話で確認を行う」という意味のほかに、「電話でお知らせする」という意味も含みます。

 

主にテレマーケティングで使われる方法であり、「イベントの出欠確認」「商品案内」などを電話を通して行います。

 

たとえばセミナーやイベントへ事前に参加申し込みのあった方へ、直前にリマインドコールを行うことで「キャンセルが減る」という効果が期待できます。

 

なおリマインドコールでは相手の反応を直に感じられる反面、電話を掛けるタイミングが悪いと不快感を与えてしまう可能性があります。

 

 

 

 

リマインドメールの作成ポイント5つと、件名の付け方

リマインドメールの作成にあたって、「件名」「本文」それぞれの作成ポイントと例文を紹介します。

 

 

「件名」の付け方のポイント

英語でのビジネスメールでは、件名に【Reminder：】を付けるのが一般的。

 

日本でも同様に【リマインダー】【リマインド】【再確認】などを付ければ分かりやすいのですが、中には『催促か・・・』と不快に思う方もいらっしゃいます。

 

※リマインドは動詞、リマインダーは名詞

 

つまり「件名にリマインドの文言を入れる」＝「失礼」と考える人もいますので、【●●についてのご確認】くらいに留めておくのが無難かもしれません。

 

 

余談ですが、Googleからのメールの件名には【リマインダー】という言葉が付いていることがあります。

 

リマインダーは「ToDoリストのアプリ」を指すことが多いですが、名詞として「備忘（忘れた時のための準備）」という意味がありますので、特に問題なく使えます。


 

 

 

「本文」を書く時の5つのポイント

本文を書くときは、以下のポイントを抑えておきましょう。

 

  1. 「以前に送ったメール」を引用もしくは引用返信しつつ、リマインドメールを作成する（何に対するリマインドなのかを明確に伝えるため）
  2. 文末には『お忙しいところ恐縮ですが～』『ご多用のところ恐れ入りますが～』などの文言を付けて、なるべく「催促感」を和らげる
  3. 返事が欲しいのであれば『●月●日までにご回答頂けますと幸いです』など、やんわりと「お願い」の文言を入れる
  4. 『先方への提出が迫っているため、●日までにご回答願います』のように、しっかりと理由まで付けてあげると返答スピードは上がりやすい
  5. 行き違いになっている可能性があるケースでは、『本メールと行き違いになっている場合はご容赦ください。』などの文言があると良い

 

 

 

 

リマインドメールの例文を4つ紹介！

「リマインドメール」としての例文を4つ作成しました。

 

《例文１》やんわりと催促する場合

お疲れ様です。

 

先日お送りした資料はご確認頂けましたでしょうか。
皆様からのご意見をまとめた上で、今週末には提出する必要がございます。

 

ご多用のところ恐れ入りますが、ご確認・ご返答のほど宜しくお願い致します。

 

 

《例文2》状況確認・催促する場合

〇〇株式会社　〇〇様

 

いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。

 

先月お送りしました請求書につきまして、本日が振込期日となっております。
請求書をご確認頂き、お振込みのほど宜しくお願い致します。

 

なお、本メールと行き違いになっている場合はご容赦ください。

 

お忙しいところ恐縮ですが、何卒宜しくお願い致します。

 

 

《例文3》商談日の日時が迫っている場合

株式会社〇〇御中

 

お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。

 

先日お約束いただいておりました〇〇の件につきまして、会議の日時が近づいてまいりましたので改めてご案内させて頂きます。

 

  • 日時：〇月〇日（〇）　〇時～
  • 場所：貴社会議室B
  • 目的：新作〇〇のご提案について

 

ご多用のところ恐れ入りますが、当日は何卒よろしくお願いいたします。

 

 

《例文4》参加有無の確認をする場合

お疲れ様です。

 

〇〇グループの〇〇です。

 

先日周知いたしました忘年会の件につきまして、開催日が近づいてまいりましたので改めてご案内させて頂きます。

 

  • 日時：〇月〇日（〇）　〇時～
  • 場所：居酒屋〇〇
  • 参加費用：3000円

 

なお、万が一ご都合が悪くなってしまった場合は、お手数ですが〇日までにご連絡下さい。

 

※〇日以降のキャンセルは「キャンセル料」が発生しますのでご了承ください

 

ご多用のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い致します。

 

 

 

 

まとめ

「リマインド」の意味や語源、正しい使い方やメール作成時のポイントを解説しました。

 

ビジネスにおいては、リマインドは「先回りでミスを防ぐ」ための非常に有効な手段です。

 

相手に不快に思われない程度に、上手く「気づき」を与えていきましょう。